Korduma kippuvad küsimused: KOVide töökorraldus koroonaviiruse leviku perioodil

Soovitused on esitatud seisuga 04.11.2021

Vabariigi Valitsus on kehtestanud nakkushaiguste ennetamise ja tõrje seaduse alusel oma 23. augusti 2021 korraldusega nr 305 „COVID-19 haiguse leviku tõkestamiseks vajalikud meetmed ja piirangud“ inimeste elu ja tervise ning ülekaaluka avaliku huvi kaitseks, sealhulgas riigi toimepidevuse kaitseks vältimatult vajalikud COVID-19 haigust põhjustava koroonaviiruse SARS-CoV-2 leviku tõkestamise eesmärgil meetmed ja piirangud. Korralduse viimased muudatused jõustusid 3. novembril 2021. a.

Vabariigi Valitsuse korraldus nr 305 puudutab sealhulgas avalikke üritusi ja avalikes ruumides viibimise nõudeid. Avalikus siseruumis võivad isikud viibida ja liikuda, kui tegevuse eest vastutav isik tagab isikute hajutatuse. Avalik siseruum käesoleva korralduse mõttes on ruum, mis on antud määratlemata isikute ringile kasutamiseks või on määratlemata isikute ringi kasutuses või milles võib viibida määratlemata isikute ring, sealhulgas on avalikuks siseruumiks ühissõiduk. Avalikus siseruumis on isikul samuti kohustus kanda kaitsemaski. Tegevuse eest vastutav isik on kohustatud tagama avalikus siseruumis kaitsemaski kandmise kohustuse täitmise.

Maskikohustus laieneb ka kohalike omavalitsuste teenindussaalides teenuste osutamisel, raamatukogudes ja rahvamajades viibimisele.

Avalikes ruumides (sh restoranid, kultuuri- ja spordiüritused, erinevad avalikud üritused, nt kontserdid, lavastused), kus toimuvad kontrollitud tegevused, peavad COVID-19 vaktsineerimis või läbipõdemise tõendi esitama kõik kliendid või osavõtjad.

Avalikes siseruumides tuleb tagada desinfitseerimisvahendite olemasolu ja desinfitseerimisnõuete täitmine Terviseameti juhiste kohaselt.

Kehtivate piirangute eesmärk on ennetada ja tõkestada COVID-19 haigust põhjustava koroonaviiruse SARS-CoV-2 levikut läbi isikutevaheliste kontaktide vähendamise. COVID-19 on inimeselt inimesele leviv haigus ja seega on tal potentsiaal levida kõigis kohtades, kus on inimestevahelised kontaktid.

Praegusest epidemioloogilisest olukorrast annab hea ülevaate k. a 3. novembril jõustunud Vabariigi Valitsuse kehtestatud COVID-19 haiguse leviku tõkestamiseks vajalike meetmete ja piirangute seletuskiri. 

Olukorras, kus senisest oluliselt kiiremini levib agressiivsem ja enam nakkuvam nn deltatüvi, peaks püüdma füüsilisi inimeste kokkupuuteid minimeerida. See on vältimatult vajalik Eesti riigi toimimiseks ja tervishoiukriisi seljatamiseks. COVID-19 haigust põhjustava viiruse leviku tõkestamiseks ja sellega kaasnenud haiglate ülekoormuse vähendamiseks on õigustatud kohaldada piiranguid.

Viirust on võimalik saada nakatunud inimesega lähikontaktis olles, hingates sisse viiruse osakesi, või saastunud pindade ning nt saastunud käte kaudu. Viirus levib paremini halvasti ventileeritud, suure inimeste hulgaga ja ülerahvastatud siseruumides, kus viibitakse pikema aja vältel. Arvestada tuleb, et aerosoolid (viiruse osakesed) võivad püsida õhus pikema aja vältel ning liikuda enam kui 1 meetri kaugusele. Mida lähemal inimesed üksteisele on, seda tõenäolisem on viiruse levik. Viiruse osakeste edasiliikumist takistab märgatavalt ka näomaski kasutamine. Viiruse leviku piiramiseks siseruumides on oluline tagada inimestevaheline hajutatus ja distantsi hoidmine ning ruumide ülerahvastatuse vältimine.

Vabariigi Valitsus ei ole piirangute kehtestamisel keelanud nn asutusesiseseid töökoosolekuid ja istungeid (välja arvatud avalike koosolekute pidamine siseruumides, milleks on näiteks planeeringute avalikud arutelud, rahvakoosolekud), kuid valitsuse seatud meetmete eesmärgist peaksid oma töös siiski juhinduma ka kohalikud omavalitsused. Arvestades, et viirus levib tõhusamalt siseruumides ning sellest on mõjutatud eelkõige riskirühmad (sh vanemaealised) ja vaktsineerimata isikud, siis on asjakohane järgida ka volikogu ja valitsuse istungite puhul Vabariigi Valitsuse korralduses sätestatud avalikus ruumis toimuvaid ja avalike ürituste piiranguid. Ehk viiruse leviku vältimiseks on soovitatav ka KOV organite töökorralduses eelistada kaugtöölahendusi. Seega tuleks ka volikogu istungite puhul, kui need erandlikult toimuvad (osaliselt) volikogu liikmete füüsilise kohale tulemisega, lähtuda soovituslikult sarnastest põhimõtetest – osalejad peaks olema hajutatud (hoides 2-meetrist vahet), siseruumis tuleb kanda maski (ka vaktsineeritud ja viiruse läbipõdenud isikutel), tagatud on desinfitseerimisvahendite olemasolu ja desinfitseerimisnõuete täitmine Terviseameti juhiste kohaselt. Haiguse leviku vältimiseks võiks volikogu istungil osalemiseks nõuda ka eelnevat COVID-kiirtesti  tegemist.

Kuna endiselt on oht viiruse edasiseks levikuks, siis palume KOVidel juhinduda jätkuvalt allpool toodud Rahandusministeeriumi antud soovitustest ja võimaldada kohalike omavalitsuste töös eelistatult kasutada kaugtöövorme. Sealhulgas viia volikogu istungid võimalusel läbi elektrooniliselt videoülekannet võimaldava tehnilise lahendusena. Tungivalt soovituslik on arendada volikogu liikmete digipädevusi ja vajadusel tagada neile istungitel elektrooniliseks osalemiseks vajalikud tehnilised seadmed.

Soovitused on eriti aktuaalsed praegu, kui haigestumuse intensiivsus on väga suur ja viiruse levik ulatuslik kogu Eestis.

Loe täpsemalt eriolukorra järgsete piirangute kohta (õigusaktid koos seletuskirjadega): https://www.kriis.ee/et/hadaolukorra-aegsed-oigusaktid.

---

Soovitus eelistada KOV töökorralduses elektroonilist suhtlust (uuendatud 04.11.2021)

Volikogu istungite toimumist Vabariigi Valitsuse 23. augusti 2021. a korralduses nr 305 „COVID-19 haiguse leviku tõkestamiseks vajalikud meetmed ja piirangud“ ei käsitleta. Korralduses reguleeritakse maskikandmise kohustust nendes avalikes siseruumides, kus ei kontrollita COVID tõendit. Avalikes ruumides, kus COVID tõendit nõutakse, peavad seda hakkama esitama ja maski kandma kõik kliendid või osavõtjad.

Avaliku siseruumi mõiste selgitamisel on Vabariigi Valitsuse korralduses lähtutud korrakaitseseaduse §-s 54 avaliku koha määratlusest. Avalik koht on määratlemata isikute ringile kasutamiseks antud või määratlemata isikute ringi kasutuses olev maa-ala, ehitis, ruum või selle osa, samuti ühissõiduk. Avalikuks siseruumiks on avalikuks kasutamiseks mõeldud ruum, kuhu on võimalik siseneda igal soovijal, sh sõltumata nt eelregistreerimisnõudest, ja kus liigub palju inimesi, kes üksteisega iga päev kokku ei puutu. Avaliku kohana ei saa käsitada näiteks hoolekandeasutusi, sealhulgas erihoolekandeasutusi, ja ka lasteaedu, lastehoide, haridusasutusi, sest nendesse ei ole igaühel võimalik n-ö otse tänavalt sisse minna ja seal vabalt liikuda.

Volikogu istungisaal ei ole avalik ruum ning volikogu istung ei ole avalik koosolek ning seetõttu Vabariigi Valitsuse korralduse nr 305 nõuded volikogu istungeid ei otseselt puuduta. Seega ei ole Vabariigi Valitsus kehtestanud nõudeid KOV volikogude ja valitsuse istungite ja muude töökoosolekute korraldamiseks. Samas ei välista see, et istungi või koosoleku korraldaja kehtestab näiteks sisekorra eeskirjaga või volikogu sisemise töökorralduse nõuetes täiendavaid ohutusnõudeid, kuid need ei tohi takistada volikogu liikmel oma õigusi teostamast. Jätkuvalt asjakohane on soovitus pidada volikogu istungeid vähemalt osaliselt elektroonselt.

Arvestades, et volikogu istungil võib osaleda ka COVID-19 riskirühma kuuluvaid isikuid, siis soovitame volikogudel oma sisemises korralduses nõuda lisaks istungil maski kandmisele ka kõigilt volikogu liikmetelt enne istungit COVID-(kiir)testi tegemist.

Küll aga puudutavad Vabariigi Valitsuse korraldusega kehtestatud nõuded kohalike omavalitsuste asutusi. Näiteks tuleb maske hakata kandma omavalitsuse asutuste teenindussaalides, raamatukogudes ning mujal avalikus ruumis, kuhu on võimalik siseneda igal soovijal ja kus liigub palju inimesi, kes üksteisega igapäevaselt kokku ei puutu. Need on ruumid, millesse sisenemisel ei nõuta COVID tõendit.

COVID tõendit vaktsineerituse või läbipõdemise kohta tuleb esitada alates 18. eluaastast enamikes korraldatud tegevustes. See tähendab, et COVID tõendit tuleb esitada sportimisel, treenimisel, noorsootöös, huvitegevuses ja -hariduses, täienduskoolituses ja täiendõppes; spordivõistlustel ning spordi- ja liikumisüritustel; saunades, spaades, veekeskustes ja ujulates; avalikel koosolekutel (sh planeeringute avalikel aruteludel) ja üritustel, sealhulgas teatris, kinos, kontserdil (k.a. kirikukontserdil), konverentsil; muuseumites ja näitusasutustes; meelelahutusteenustel; toitlustusettevõtetes kohapeal söömisel-joomisel. COVID tõendit ei tule kontrollida piiramata territooriumiga väliüritustel. COVID tõendi esitamine ei vabasta avalikus siseruumis maski kandmise kohustusest. Eriti, kui siseruumis on koos palju inimesi. Siseruumides toimuvate tegevuste korral on oluline lisaks tõendite kontrollimisele ja maski kandmisele tagada hajutatus ja desinfitseerimisnõuete täitmine.

Vt täpsemalt: https://www.kriis.ee/et/uudised/valitsus-kiitis-heaks-covid-piirangute-korralduse ja Vabariigi Valitsuse korralduse nr 305 seletuskirjast:  https://www.kriis.ee/sites/default/files/eriolukord/2021.08.23_k305_vv_sel.pdf.

Töökollektiivides on aga tööandja otsustada, kas tema töötajatele esitatakse vaktsineerituse nõue, töötajaid testitakse, nõutakse maski kandmist, soovitatakse teha kaugtööd või vähendatakse viiruse leviku riske muul moel.

Kohalikud omavalitsused peaksid koroonaviiruse jätkuva leviku tõttu mõtlema oma senised töövormid ja avalikkusega suhtlemise läbi. Tuleb arvestada, et kõik kehtestatud piirangud on vajalikud inimeste elu ja tervise ning ülekaaluka avaliku huvi kaitseks, et tõkestada COVID-19 haigust põhjustava viiruse levikut. Seetõttu peavad ka KOVid oma töökohustuste täitmisel ja elanikega suhtlemisel juhinduma viiruse leviku vältimise eesmärgist ja vähendama isikute füüsilisi kontakte miinimumini.

Soovitame KOVidel elanike tervise kaitse eesmärgil nii oma ametiasutuste töö kui ka valitsuse ja volikogu töö korraldada ümber selliselt, et eelistatud oleks kaugtöö ning koha peal toimuvate kohtumiste ja istungite asemel suurendataks võimalusel elektrooniliste vahendite kaudu osalemist ja otsustamist.

Ka KOV elanikega suhtlemisel palume võimalusel füüsiliste kontaktide asemel eelistada telefoni, e-posti, sotsiaalmeedia, Skype’i ja muude e-lahenduste kasutamist, et vältida inimeste füüsilisi kontakte. Otsekontaktide vältimine aitab viiruse levikut ohjeldada.

Õigus elu ja tervise kaitsele on igaühe põhiõigus (Põhiseaduse § 16 ja § 28 lõige 1). Selle põhimõttega tuleb ka KOVide töös arvestada, vältides mitte hädavajalikke füüsilisi kontakte KOV esindajate ja elanike vahel, mis aitaks langetada viirustega nakatumise riske mõlemale osapoolele võimalikult madalale.

Kehtiv kohaliku omavalitsuse korralduse seadus (KOKS) võimaldab KOVidel enesekorraldusõiguse raames kehtestada oma sisemised töökorralduse reeglid, sealhulgas näha ette võimaluse pidada volikogu ja valitsuse istungeid ning komisjonide koosolekuid elektrooniliselt.

Osad KOVid on kahelnud, kas KOKSis selge KOV elektrooniliste töövormide regulatsiooni puudumine võimaldab neid rakendada. Nii õiguskantsler, Riigikogu põhiseaduskomisjon kui ka Rahandusministeerium leiavad, et KOKS ei takista kohaliku omavalitsuse volikogu istungite elektroonilist läbiviimist. Volikogu on põhiseadusorgan (põhiseaduse § 156), seega on tal enesekorraldusõigus – õigus kujundada oma sisemine organisatsioon ning kehtestada töökorraldus- ja menetlusreeglid, sh elektrooniline osalemine volikogu istungitel. Üheski KOKSi sättes ei ole piirangut, mis ütleks, et istungil saaks osaleda vaid füüsiliselt kohale tulles. KOKSi tuleb tõlgendada eesmärgipäraselt. Istungi koht võib olla ka virtuaalruum, nt VOLIS, MS Teams, Skype for Business vms. Loe täpsemalt Riigikogu põhiseaduskomisjoni koosoleku protokollist. 

Eriolukorra lõppemise järel võeti vastu tsiviilseadustiku üldosa seaduse ja teiste seaduste muudatus (180 SE, jõustunud 24.05.2020), millega võimaldatakse kõigi juriidiliste isikute koosolekutel elektrooniliste vahendite abil osalemist ning võtta otsuseid vastu koosolekut korraldamata kirjalikult (https://www.riigiteataja.ee/akt/123052020002). TsÜS § 33¹ lg 1 näeb ette, et juriidilise isiku organi liige võib organi koosolekul osaleda ja teostada oma õigusi elektrooniliste vahendite abil ilma koosolekul füüsiliselt kohal olemata, reaalajas toimuva kahesuunalise side abil või muul sellesarnasel elektroonilisel viisil, mis võimaldab organi liikmel eemal viibides koosolekut jälgida ja sõna võtta ning otsuste vastuvõtmisel hääletada, kui seaduse või juriidilise isiku põhikirjaga ei ole ette nähtud teisiti. Kuivõrd KOV üksust loetakse avalik-õiguslikuks juriidiliseks isikuks (TsÜS § 25 lg 2), siis kohaldub nimetatud regulatsioon ka KOV organite puhul. KOVil on oma töös seega kohustus tagada valitsuse ja volikogu liikmete osalemine istungitel vajadusel ka elektrooniliste vahendite abil. Puudub mõistlik põhjendus, miks volikogu peaks põhimääruse või volikogu töökorraga välistama elektrooniliste istungite läbi viimise. See kohustus hõlmab vajadusel ka volikogu liikme varustamist vajalike tehniliste vahenditega ning koolitamist infosüsteemi kasutama.

Elektrooniline osalus (virtuaalkoosolek videoülekandega) võimaldab eemalviibival volikogu liikmel oma mandaati igakülgselt teostada ja teha kõiki vajalikke istungi toiminguid, mis on vastupidiselt demokraatiat soodustav meede.

Võrdusena – ka Riigikogu võib viia läbi kaugosalusega istungi, kui Riigikogu liikmele on tagatud võimalus eemal viibides reaalajas istungit jälgida ja teha istungi toiminguid. See tähendab, et istungil peab olema võimalik esitada eelnõusid, pidada ettekandeid, esitada suulisi küsimusi, esineda sõnavõtuga, protestida ja hääletada.

---

Volikogu ja valitsuse elektroonilised istungid (uuendatud 11.03.2021)

Rahandusministeeriumi vastutusvaldkonnas on kohaliku omavalitsuse üksuste arendamine ja nõustamine (Vabariigi Valitsuse seaduse § 65 lõige 1). Rahandusministeeriumi pädevuses on anda oma vastutusvaldkonda kuuluvate seaduste, sealhulgas KOKSi, täitmiseks tõlgendusi ja soovitusi.

Volikogu ja valitsuse istungeid võib kehtivas õigusruumis pidada vähemalt osaliselt elektroonselt. Konkreetsete töövormide ja elektrooniliste lahenduste valik on KOVide otsustada.

• Valitsuse istungid

KOKS 49 lõike 8 kohaselt on valitsuse istungid kinnised, kui valitsus ei otsusta teisiti. Valitsuse töö kiireks ja operatiivseks korraldamiseks saab valitsuse istungeid volikogu kehtestatud valitsuse töökorras pidada ka elektrooniliselt. KOVidel kellel KOKS § 49 lõike 11 alusel kehtestatud valla- ja linnavalitsuse täpsemas töökorras seda võimalust hetkel veel kirjas ei ole, soovitame tungivalt kaaluda selle võimaluse lisamist.

Samuti ei tähenda KOKS § 49 lõige 6, mille järgi on valla- või linnavalitsus otsustusvõimeline, kui tema istungist võtab osa üle poole valitsuse koosseisust, sealhulgas vallavanem või linnapea või tema asendaja ning istungist võtab sõnaõigusega osa valla- või linnasekretär, et kõik nimetatud peavad istungil osalema füüsiliselt kohale tulles. Nende osalemine on samuti võimalik elektroonsete vahendite abil.

• Volikogu istungid

KOKS ei sätesta piirangut, et volikogu istungid ei võiks toimuda elektroonselt või vastupidi, et volikogu istungid saavad toimuda üksnes isikliku füüsilise osalusega. Otsese volituse volikogu istungite elektrooniliseks läbiviimiseks annab tsiviilseadustiku üldosa seaduse § 33¹ lg 1, mis rakendub ka KOV organite puhul. Selles sätestatakse, et juriidilise organi liige (sh KOV kui avalik-õigusliku juriidilise isiku volikogu liige) võib organi koosolekul osaleda elektrooniliste vahendite abil ilma koosolekul füüsiliselt kohal olemata, reaalajas toimuva kahesuunalise side abil või muul sellesarnasel elektroonilisel viisil, mis võimaldab organi liikmel eemal viibides koosolekut jälgida ja sõna võtta ning otsuste vastuvõtmisel hääletada. 

Volikogu istungite pidamiseks on mitmeid võimalusi, millest võiks haiguspuhangute kasvamisel inimeste tervise kaitse kaalutlustel eelistada elektroonilisi videolahendusi ning nende pidamise näha ette volikogu töökorras:

1. Pidada volikogu istung tavapärases korras volikogu liikmete füüsilise osavõtuga, arvestades kehtivate kõrgendatud tervisekaitsenõuetega (desinfitseerimisnõuded, inimeste hajutamine ruumis, isikute piisav vahekaugus (2+2), võimalus eakatel volikogu liikmetel istungist mitte osa võtta, mistahes haigusnähtudega volinikel keelata istungil osalemine). Vt ka Terviseameti juhendeid. Seda lahendust praeguses raskes epidemioloogilises olukorras eelistama ei peaks!
2. Võimaldada neil volikogu liikmetel, kes seda soovivad ja kellel on olemas tehniline võimekus, sh kodusest võrgust piisav juurdepääs elektroonilistele lahendustele (VOLIS, Skype või muu tehniline lahendus), osaleda volikogu istungil selliselt, et nad on pildi ja häälega tuvastatavad, st videopildis nähtavad ja kuuldavad. Sel viisil osaledes võib pidada ka istungil virtuaalselt osalevate volikogu liikmetega arutelusid. Kui isikul mõni elektroonilise istungi pidamiseks vajalik tehniline seade puudub, siis peab KOV selle tagama. Samuti võib volikogu liige oma sõnavõtu saata kirjalikult (kui on nt videoühenduses heli-tõrked). Segalahendust ei saa aga kasutada isikuvalimiste puhul, salajasel hääletamisel, kus kasutatav lahendus peab olema ühetaoline.
3. Viia volikogu istung läbi nn täiselektrooniliselt videoühendusena ilma, et keegi volikogu liikmetest füüsiliselt istungisaali koguneks.
4. Erandlikult on praktikas kasutatud ka lahendust, kus juhul, kui volikogu istungi päevakorras ei ole arutelu ega kaalutlemist vajavaid punkte, vaid n-ö tehnilised küsimused, lepitud kokku istungi toimumise ka koosolekut kokku kutsumata täiselektrooniliselt. Näiteks nii, et võimaldatakse volikogu liikmetel enne istungi algust saata otsuste osas e-kirjaga digiallkirjastatult toetav või mittetoetav seisukoht. Kuivõrd ka nn tehniliste küsimuste puhul võib volikogus tekkida arutelu, siis tuleks volikogu istungite pidamiseks eelistada lahendusi 1-3.

Volikogu liikmete elektroonilist osalemisõigust volikogu istungitel võiks soosida regulaarselt, mitte vaid erakorralistes oludes. Samuti ei peaks jäigalt KOV kordades kehtestama, millistel juhtudel võib volikogu liige soovi korral osaleda istungil virtuaalselt (st mida lugeda nn põhjendatud eemalviibimiseks).

Rahandusministeerium palub mitte viia volikogu istungeid läbi selliselt, et volikogu istungid toimuvad ainult füüsiliselt kohale tulles, kuid vähendades istungil osalejate koosseisu viisil, et osaleksid vaid fraktsioonide, erakondade, valimisliitude üksikesindajad. Selline töökord kitsendab ebaproportsionaalselt esindusdemokraatia põhimõtte kohaldamist. Volikogu on kollegiaalne organ ja seetõttu peaks võimaldama volikogu istungitel osaleda ja oma mandaati teostada kõigil volinikel (välja arvatud eakate ja terviseriskidega volinike osalemise kõrgenenud haiguspuhanguga piirkondades). Elektrooniliste istungite korral saaks kõik volinikud ilma kohale tulemata oma seisukohti istungil esitada.

Kindlasti ei soovita Rahandusministeerium kasutada ka lahendust, kus osad volikogu liikmed osalevad istungil koha peal, kuid teistel eemalviibijatel võimaldatakse istungi päevakorrapunktide osas esitada seisukoht vaid e-kirja teel. Sellise istungi puhul ei ole volikogu liikmed võrdselt koheldud, kuna istungi toiminguid ei saa eemalviibivad volinikud sarnaselt kohalolijatele samaväärselt teostada. Näiteks ei ole e-kirja teel võimalik sisulist arutelu pidada. Volikogu töö vorm on siiski koosolek, ühine aruteluruum.

Samuti ei ole alust väita, et volikogu liikmete õigused jäävad elektrooniliste istungite korral kaitsmata (vt ka õiguskantsleri 2019.a väljendatud seisukohta).

Kuigi KOKS § 44 lõike 4 esimese lause kohaselt peavad volikogu istungid olema avalikud ehk peaks võimaldama elanikel istungitel kuulajana osaleda, võib volikogu istungi kuulutada nt haiguste leviku tõkestamiseks kinniseks. KOKS ei anna ette ammendavaid aluseid, mil volikogu istung võib olla kinnine, tegemist on volikogu avara otsustuspädevusega.

Volikogule on KOKS § 44 lõike 4 teise lausega antud õigus kuulutada istungi küsimuse arutelu osas kinniseks, kui selle poolt hääletab vähemalt kaks korda enam volikogu liikmeid kui vastu või kui küsimust puudutavate andmete avalikustamine on seadusega keelatud või piiratud. Sel juhul avalikku ülekannet ei pea tegema. Arvestades aga, et volikogu istung kuulutatakse kinniseks tervise kaalutlustel, mitte arutatavate küsimuste sisu tõttu, siis on elanike informeerimise ja KOV tegevuse avalikkuse tagamiseks siiski soovitatav teha istungist otseülekanne. KOKS § 3 punkti 6 järgi on kohaliku omavalitsuse tegevuse avalikkus üks demokraatia edendamise aluspõhimõte. 

Samuti ei tähenda KOKS § 44 lõige 6, mille järgi võivad volikogu istungist sõnaõigusega osa võtta valla- või linnavalitsuse liikmed, valla- või linnasekretär ning volikogu poolt istungile kutsutud isikud, et kõik nimetatud peavad istungil osalema füüsiliselt kohale tulles. Nende osalemine on samuti võimalik elektroonsete vahendite abil.

Isegi kui istung on kuulutatud kinniseks, ei tähenda see keeldu kaasata istungile vajadusel eksperte, nt tervishoiuvaldkonna ja päästevaldkonna esindajaid.

Täiselektroonse volikogu istungi (st Skype’is, Zoom’is, MS Teams’is, VOLISes või muus tehnilise lahenduse teel) võiks kuulutada samuti kinniseks, mil juhul saab omavalitsuse veebilehele lisada võimaluse, kuidas elanikel on võimalus kuulajana istungit reaalajas virtuaalselt jälgida, nt võimalus liituda lingi kaudu. Kinniseks kuulutatud istungist tuleb avaldada ka istungi protokoll.

Elektroonilise istungi pidamisel saab avalikustamise nõude täita ka sellega, kui osalised on pildi ja häälega tuvastatavad (nt Skype’is) ning istungist toimub reaalajas n-ö ülekanne, millele pääseb juurde KOV veebilehel oleva lingi kaudu.

---

Volikogu töökorras elektroonilise istungi võimaluse ette nägemine (uuendatud 09.10.2020)

Kui volikogu töökorras (valla või linna põhimääruses või eraldi kehtestatud volikogu töökorras) ei ole kirjas istungi elektroonse läbiviimise võimalusi, siis on soovituslik seda täiendavalt reguleerida. Viiruse suurenenud leviku tõttu võivad üleriigilised või ka lokaalsed piirangud kaasa tuua olukorra, kus keelatakse ülekaaluka avaliku huvi tõttu, igasugune inimeste kogunemine, et tagada elanike põhiõigus elu ja tervise kaitsele. Sel juhul, kui volikogu töökorras on ette nähtud elektrooniliste istungite pidamise võimalus, on volikogul võimalik oma tööd kiirelt ümber kujundada.

Mil moel ja tingimustel volikogu istungid toimuksid elektroonselt, on KOV enesekorraldusõiguse küsimus. Istungi toimumise vormi osas peab jääma otsustav sõna volikogu esimehele.

Näiteks võib volikogu töökorras kokku leppida sellise lahenduse:

1. Volikogu istungil võivad volikogu liikmed osaleda isiklikult kohale tulles või MS Teams’i, Zoom’i, Skype’i videokonverentsi vm tehnilise lahenduse teel, kus volikogu liige on näo ja häälega tuvastatav ehk identifitseeritav. Sel juhul ei ole nõutav, et isik täiendavalt kinnitaks digiallkirjaga oma osalemise volikogu istungil ja otsused. Nt. Skype’i teel osaleja saab videopildis samamoodi päevakorrapunkti osas videopildis kätt tõsta ja tema hääl läheb kirja;
2. Istungi võiks KOKS § 44 lg 4 teise lause alusel tunnistada elanike tervise kaitsmise eesmärgil kinniseks (volikogu võib kuulutada istungi küsimuse arutelu osas kinniseks, kui selle poolt hääletab vähemalt kaks korda enam volikogu liikmeid kui vastu);
3. Kinnise istungi korral võib siiski valla kodulehe lingi kaudu tagada istungi voogedastuse üle interneti, nt Youtube’is;
4. Kui Skype’i vm tehnilise lahenduse ühendus istungi ajal katkeb, siis lugeda isik sel ajal istungisaalist lahkunuks.

Praktikas on kasutatud ka lahendust, kus võimaldatakse volikogu liikmetel osaleda volikogu istungil nn tehniliste arutelu mittevajavate küsimuste otsustamiseks kirjalikus menetluses e-kirja teel. Sel juhul on volinikele enne „istungi“ toimumist saadetud eeltäitmiseks nt järgmine vorm, mis tuleb igal volinikul digitaalselt allkirjastada ja saata meiliga volikogu esimehele (Jõhvi valla näitel):

Käesolevaga, mina …………………………….… XXX Vallavolikogu liikmena, kinnitan enda elektroonset osalemist XXX Vallavolikogu … koosseisu xxx istungil, mis toimub neljapäeval, xx. xx 2020. a algusega kell 16.00. Kinnitan/Ei kinnita alljärgneva päevakorra projekti ja hääletan/ei hääleta nimetatud eelnõude osas järgmiselt (SELGITUS: vajalik seisukoht jätta, teised kustutada, st näiteks jääb – Kinnitan/ Ei kinnita, Olen POOLT või VASTU või ERAPOOLETU või EI HÄÄLETANUD): Päevakorra projekt: Päevakorrapunkti nimetus – POOLT/ VASTU/ ERAPOOLETU/ EI HÄÄLETANUD Päevakorrapunkti nimetus – POOLT/ VASTU/ ERAPOOLETU/ EI HÄÄLETANUD jne ……………………………………. allkirjastatud digitaalselt/ Volikogu liige

Soovitav oleks arvestada volikogu istungite toimumise KOV aktidesse sisse kirjutamisel, et see ei oleks liiga jäigalt reguleeritud. Praktikas on ka näiteid, kus nn e-istung on lubatav vaid siis, kui volikogu istungi füüsiliselt kohapealne korraldamine ei ole võimalik või mõistlik esinevast vääramatust jõust tingituna.

Elektrooniliste volikogu istungite korral on samamoodi võrreldes füüsilise osavõtuga istungitele võimalik täita kõiki kehtivas seaduses sätestatud volikogu istungi nõudeid ja tagada volinike õiguste kaitse. Erisused tulenevad kasutatava elektroonilise lahenduse funktsionaalsustest. VOLISe kaudu saab korraldada ka salajast hääletamist, muud KOVides levinud e-lahendused mitte. Viimasel juhul peab salajase hääletamise viima läbi koha peal füüsiliselt kogunedes. See erisus võiks sisalduda ka KOV töökordades.

Paljud KOVid kasutasid eriolukorras lahendust, kus arutelu peeti videosilla teel, kuid otsuste hääletamine tehti läbi e-kirjaga (volinikud märkisid, kas toetavad või ei toeta vastavat otsust) või hääletamisega VOLISes. KOV kordades elektrooniliste töövormide sätestamisel tuleks ka selle asjaoluga arvestada. Valla ja linna põhimääruses ei tasu siiski väga detailset regulatsiooni kehtestada, pigem võiks eraldi volikogu töökorras olla sätestatud täpsem istungi käik.

See, millises vormis istung või koosolek korraldatakse, peab selgelt olema märgitud ka istungi või koosoleku kokkukutsumise teates.

Kokkuvõtvalt soovitused KOVide põhimääruses volikogu elektrooniliste istungite reguleerimiseks:

• Näha elektrooniliste istungite pidamine ette tavana igaks volikogu istungiks, võimaldades nt eemal viibival volikogu liikmel osaleda istungil videosilla, VOLISe või muu elektroonilise infosüsteemi kaudu. Sellise võimaluse sätestamine aitab edendada esindusdemokraatiat.
• Mitte piirata elektrooniliste volikogu istungite pidamist erakorraliste asjaoludega, kaalukate, põhjendatud juhtudega. Kuidas neid üldse praktikas sisustatakse? Vaid nn täiselektroonse istungi pidamise korral, kus füüsiliselt istungisaalis koha peal ei osaleta ehk kõik volinikud on lülitunud istungile virtuaalselt, tuleks mõelda volikogu töökorras, millistel juhtudel neid võimaldada pidada.
• Mitte näha tavaolukorras ette kirjavahetuse teel toimuvaid volikogu istungeid.
• Ei ole soovitav KOV korras sätestada elektroonilist osalust kitsalt kasutatava infosüsteemi järgi. Kasutatavad e-lahendused võivad ajas muutuda. 

Salajane hääletamine elektrooniliselt (uuendatud 19.03.2021)

Salajase hääletamise korral (nt volikogu esimehe ning volikogu komisjonide esimeeste ja aseesimeeste valimine) volikogude elektrooniliste istungite korraldamiseks on KOVidel on võimalik soovi korral liituda VOLISega, mis võimaldab elektroonilist osalust ja salajast hääletamist. Selleks on VOLISes loodud kolm eraldi meetodit.

KOV-dele, kellel on vajadus salajast hääletust läbi viia ilma selleks VOLIS-es istungi/koosoleku loomiseta (näiteks, kui ülejäänud koosoleku arutelu toimub vaid läbi Teamsi, Zoomi, Skype, vmt), saab täna VOLIS-es kandidaatide salajaseks hääletamiseks kasutada VOLIS-e „Osale“ vaate hääletuse võimalust. See võimaldab ka volikogu komisjonide esimeeste ja aseesimeeste samaaegset valimist.

•  Selle funktsionaalsuse kasutamiseks tuleb KOV-s läbi teenusepakkuja Andmevara määrata omavalitsuse töötajad, kellel on õigus hääletusi läbi viia (neil, kes juba kasutavad „osale“ vaate hääletusi, pole vaja seda enam teha).
• Uue hääletuse loomisel on kõige sobivam valida „Küsitlus“ disain. Kui on teada hääletuse algus- ja lõppemisaeg, saab need kalendrist automaatselt toimuvaks sisestada.
• Igale hääletusele saab eraldi valida, mitu häält iga hääletaja kandidaatidele anda saab.
• Kandidaatide nimesid saab sisestada/hääletuselt eemaldada kui hääletamisele suunatud ettepanekuid.
• Soovi korral saab hääletusele luua infograafiku, mis esitab kandidaatidele antud hääli peale hääletuse lõppemist.
• Loodud hääletuse kohta saab VOLIS-est kopeerida hääletuse internetilingi, mida saab edastada hääletajatele.

Hääletamine toimub järgmiselt: Hääletuse algamisel ilmub kandidaadi nime juures nupp „Hääleta“. Hääletuse ajal on näha, kui palju on aega hääletuse lõpuni. Juhul, kui koosolekul osaleja oli VOLIS-esse sisse loginud, saab ta anda koheselt hääle, mille kohta võrgulehitseja ülaossa tekib vastav teade. Kandidaadi poolt mitu korda hääletades läheb arvesse viimasena antud hääl. Hääletajal on võimalik oma hääletusvalikut muuta niikaua, kuni hääletus VOLIS-es on avatud. Peale hääletus lõppemist ei ole enam oma hääletatud valikut võimalik muuta. Juhul, kui VOLIS-esse pole sisse logitud, suunatakse hääletaja peale valiku tegemist ja „Hääleta“ nupu vajutamist sisselogimise vaatesse. Sisse logida saab ID-kaardi, mobiil-ID ja SMART-ID abil. Peale sisselogimist suunatakse hääletaja automaatselt tagasi VOLIS-esse ning kasutaja saab teate oma teostatud hääletuse kohta.

Lisavõimalusena pakub VOLIS ka hääletamise läbiviimist samadel isikuvalimistel füüsiliselt kohaletulnud hääleõigusega isikutele. Selleks on VOLIS-es spetsiaalne vaade, mis võimaldab eelnevalt hääletusõiguse automaatkontrolli läbinud hääletajal salajaselt hääletada hääletamise asukohas digitaalselt, ja antud hääl kajastub koheselt VOLIS-es võrdselt teiste häältega.

Kuna hääletuse aadressile võib saabuda kõrvalisi isikuid, on võimalik peale hääletuse lõppemist läbi viia automaatsete hääletusel osalenute isikukoodide kontrolltoimingu (selle juures säilib hääletaja poolt antud hääle seose salajasus).

Soovitame VOLISega seotud küsimuste osas võtta ühendust Eesti Linnade ja Valdade Liidu KOV IKT Kompetentsikeskuse spetsialisti ja projektijuhi Henri Pookiga (mob: 5169291; Henri.Pook@elvl.ee).